Procedura zgłoszeń wewnętrznych-sygnaliści

Załącznik nr 1  do zarządzenia nr 3/10/2024/2025

Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Mikołaja Kopernika w Pszennie

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Celem procedury jest:

• stworzenie możliwości wczesnego reagowania na wstępne przejawy nieprawidłowości
• stworzenie systemu pozwalającego na rozwiązywanie problemów - błędów i  nieprawidłowości  we wczesnej fazie ich istnienia  przed wdrożeniem procedur ustawowych
• stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
• poprawa społecznej percepcji (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo),
• ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
• ochrona Szkoły/Placówki poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
• propagowanie postawy  odpowiedzialności pracowników za dobro firmy/szkoły.

Procedura:

• uwzględnia kanały i sposoby reagowania oraz kanały we wczesnej fazie sytuacji błędu lub wstępnej nieprawidłowości,
•  zabezpiecza jednostkę przed nadmiernym wykorzystaniem kanałów określonych w  regulacjach ustawowych,
• tworzy możliwości do społecznej i odpowiedzialnej kontroli procesów zachodzących w  szkole,
• umożliwia jawne, poufne dokonywanie zgłoszeń,
• gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń,
• zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych,
• określa schemat reagowania na nieprawidłowości od poziomu profilaktyki do poziomy reagowania publicznego.

§ 1

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
2. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
3. informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
4. kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
5. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
6. osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
7. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
8. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
9. zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy.
10. system wczesnego zgłaszania błędów i nieprawidłowości – system opracowany                   w celu zgłaszania błędów i nieprawidłowości we wczesnej fazie, pozwalający rozwiązać problem bez konieczności zgłaszania do systemu określonego wymogami ustawowymi – „system wczesnego ostrzegania”
11. osoba zaufania publicznego – osoba wybrana przez pracowników do przyjmowania, analizowania i przekazywania zgłaszanych wątpliwości, błędów i nieprawidłowości dyrektorowi szkoły/placówki;
12. godziny dyrektora do dyspozycji załogi i beneficjentów szkoły – czas określony i  zarezerwowany do dyspozycji na zgłaszanie sugestii i ewentualnych błędów i  nieprawidłowości dla pracowników i beneficjentów szkoły ( rodzice, uczniowie, instytucje współpracujące)
13. przegląd funkcjonowania organizacji – działanie kontrolne prowadzone zespołowo (komisja, zespół kontrolny – diagnostyczny) polegające na diagnozowaniu działalności szkoły/placówki w obszarach odnoszących się do działań „sygnalistów”

 

§ 2

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności:
   1. naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników szkoły/placówki;
   2. naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
   3. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
   4. naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
   5. działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.,;
   6. naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
   7. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1 – 6.
2. Sposób  funkcjonowania systemu przedstawiają poniższe schematy:

1. Schemat elementów systemu